Annotat : comptabiliser les arrhes, avances, etc.
Comptabiliser une avance, un acompte ou des arrhes
Comment comptabiliser une avance ? Lorsqu’elle reçoit une commande, une entreprise peut-elle exiger de ses clients le versement d’une avance avant le début des travaux ou de la prestation ? Quel est son montant ? Y a-t-il de la TVA sur cette avance ?
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France répond à ces questions.
Sommaire
Rappel
L’avance n’est pas une obligation. Cependant, elle sert de garantie. Elle permet aussi de régler les frais engagés au début d’un contrat (matériel, matériaux, etc..), ce qui allège la trésorerie, notamment en phase de création d’entreprise.
L’acompte et les arrhes sont des paiements partiels, qui affirment la volonté de l’acheteur de réaliser l’opération. Ces deux mots impliquent un engagement particulier des deux parties.
Comptabiliser une avance
Les “avances et acomptes” enregistrés en comptabilité recouvrent les arrhes, les avances et les acomptes. Leur mode de comptabilisation sera le même. Et, qu’il y ait ou non une “facture” d’acompte, celle-ci n’aura pas d’impact sur le résultat.
Lors du paiement, l’entreprise comptabilise les avances des clients, ou ceux payés aux fournisseurs, dans un compte de la classe 4. (comptes 4091xx et 4191xx, Acomptes et Avances payées ou reçues).
Ce compte sera ensuite soldé lorsque la facture sera enregistrée.
Comptabiliser une avance sur vente
Les avances (et arrhes ou acomptes) reçues des clients sont comptabilisés au crédit du compte 419100 « Clients – Avances et acomptes reçus sur commandes ». Puis, lorsque la facture de vente sera comptabilisée, les différents versements viendront simplement diminuer le solde du compte client.
Exemple :
Un client commande des marchandises pour un total de 60 000€ HT. Les conditions générales de Vente
précisent qu’il doit verser 25% du montant HT à la commande. Le solde sera réglé en deux versements de 28 500€. Ecritures à passer lors de la commande (chez le vendeur) :
419100 Avance et acompte reçu 15 000,00 (60 000 * 25%) 512000 Virement du client DUPONT 15 000,00
L’article 289 du Code général des impôts oblige à établir une facture à remettre au client une fois l’acompte versé.
Lors de la livraison (ou de la facturation)
707xxx Vente de marchandises 60 000,00 44571x TVA collectée 12 000,00 411xxx Vente au client DUPONT 72 000,00 411xxx Vente au client DUPONT 15 000,00 419100 Acompte reçu 15 000,00
À la date du second versement
411xxx Vente au client DUPONT 28 500,00 512000 Virement du client DUPONT 28 500,00
À la date du troisième versement
411xxx Vente au client DUPONT 28 500,00 512000 Virement du client DUPONT 28 500,00
Comptabiliser une avance sur achat
Les avances (et arrhes ou acomptes) versés aux fournisseurs sont comptabilisés au débit du compte 409100 « Fournisseurs – Avances et acomptes versés sur commandes ». Puis, lorsque la facture d’achat sera comptabilisée, les différents versements viendront simplement diminuer le solde du compte fournisseur. Exemple :
L’entreprise commande des marchandises d’un montant de 30 000€ HT, avec un acompte de 10% à la commande, le solde étant payé en 2 fois, 30 et 60 jours après la livraison.
Lors de la commande
409100 Virement d’un acompte à DURAND 3 000,00 (30 000 * 10%) 512000 Virement au fournisseur DURAND 3 000,00
À la livraison (ou à la réception de la facture)
607xxx Achat de marchandises 30 000,00 44566x TVA 6 000,00 411xxx Achat au fournisseur DURAND 36 000,00 401xxx Achat au fournisseur DURAND 3 000,00 409100 Acompte payé à DURAND 3 000,00
30 jours après la livraison
401xxx Achat au fournisseur DURAND 16 500,00 512000 Virement à DURAND 16 500,00
60 jours après la livraison
401xxx Achat au fournisseur DURAND 16 500,00
512000 Virement à DURAND 16 500,00
Comptabiliser la TVA
Attention, la TVA n’est pas traitée de la même façon s’il s’agit de biens ou de services. L’exigibilité de la TVA sur les acomptes est différente :
- S’il s’agit de vente de biens et marchandises, la TVA n’est pas exigible dès l’acompte, mais uniquement lors du transfert de propriété. La totalité de la TVA ne sera donc collectée qu’à la livraison. Il n’y a pas de TVA à porter sur la facture d’acompte. Il faudra cependant mentionner : « Livraison non effectuée, prévue pour le jj/mm/aaaa ». La TVA n’apparaîtra que sur la facture finale, ainsi que la date de livraison et les (différents) acomptes ou règlements versé
- S’il s’agit de vente de services (TVA sur les encaissements), il faut exiger la TVA dès la facture d’acompte. Chaque facture d’acompte (ou d’avance) comportera systématiquement de la TVA. Ainsi, la TVA pourra être récupérée dès qu’un acompte a été versé.
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Lors de la comptabilisation, il convient d’isoler la TVA dans un seul compte (4456XX).
Les comptes de TVA les plus utilisés sont :
- 4457 TVA collectée, compte divisé en sous comptes selon les taux de TVA utilisés par l’entreprise (2,1%, 5,5%, 10% et 20%).
- 4456 TVA déductible (tous taux confondus)
- 44562 : TVA déductible sur immobilisations,
- 44566 : TVA déductible sur biens et services,
- 44567 : Crédit de TVA à reporter.
- 44551 TVA à payer
- 4458 TVA en attente (ou à régulariser)
- 4452 TVA intracommunautaire due
- 45662 TVA intracommunautaire déductible
Il ne faut pas oublier de lire attentivement les Conditions Générales de Vente (CGV) et de rétractation lors d’un engagement auprès d’un fournisseur.
Toujours exiger et conserver un double du contrat (ou du bon de commande).
Faire préciser clairement par le fournisseur (sur le contrat ou le bon de commande) si le versement d’une avance est un acompte ou des arrhes. En l’absence de précisions ou stipulations contraires, les montants versés à l’avance sont des arrhes.
